Где хранятся больничные листы в организации

 

Сколько хранятся больничные листы в организации, интересует (довольно часто и совершенно обоснованно) работников бухгалтерии, делопроизводителей и других сотрудников, ответственных за работу с. Почему организациям необходимо сохранять больничные листы? Как, где и в течение какого срока следует хранить листы нетрудоспособности?

Содержание

Где найти номер больничного листа

После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа». Где указан номер листка нетрудоспособности, и что он из себя представляет, подробно объяснено в Письме Фонда Соцстрахования России № 14-03-11/15 — 8553 от 22 сентября 2011 года.

Как следует из указанного письма, номер больничного листка (номер бланка листка нетрудоспособности) состоит из двенадцати цифр. На бланке больничного листа он находится в двух местах, на основной части бланка и на отрывном корешке. Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.

Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия. Если ранее в документе указывалась серия и номер бланка листка нетрудоспособности, то теперь на листке присутствует только двенадцатиразрядный номер.

Обратите внимание: в новом бланке листка нетрудоспособности отсутствует серия, идентификация документа производится только по номеру.

Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа. Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд.

Несколько слов о больничном листе

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

Срок хранения больничных листов на предприятии

Если обратиться к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации (утв. Приказом Минкультуры России от № 558 ), то сохранность больничных листов нужно обеспечивать в течение 5 лет. Однако, согласно Закону о страховых взносах, все документы, относящиеся к исчислению и уплате страховых взносов, нужно хранить в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от № 212-ФЗ ). А так как листки нетрудоспособности имеют прямое отношение к расчету взносов в ФСС, то срок хранения больничных листов не может быть меньше этого шестилетнего срока.

Продолжительность хранения

Сколько хранятся больничные листы? Этот вопрос крайне важен, потому что в процессе деятельности предприятия образуется огромное количество документации. Если ее всю хранить постоянно, то через какое-то время она просто займет все свободное пространство. Хранение ненужной информации к тому же может привести к путанице. Но как определить, что нужно, а что нет?

Для определения сроков хранения различной документации Приказом Министерства культуры России №558 от 2010 года был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. В этом Перечне перечисляются все документы, которые должны сберегаться в организациях, а также указывается продолжительность такого хранения.

Срок хранения больничных листов на предприятии по Перечню – пять лет. Ранее в государственном законодательстве был некий диссонанс, и срок хранения бюллетеней в различной документации указывался по-разному. Например, в Федеральном законе №212-ФЗ о страховых взносах, оговаривалось, что сберегать бумаги, которые относятся к уплате страховых сумм, следует не менее шести лет. С 1 января 2017 год, данный ФЗ отменен, а уплата страховых выплат регулируется Налоговым кодексом РФ, а существующее несоответствие упразднено. Сегодня при определении сроков хранения листов нетрудоспособности нужно ориентироваться исключительно на Перечень.

Фото 1

Сколько лет хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный лист – это первичный учетный документ, поэтому его хранение должно происходить в соответствии с нормами, касающимися бухгалтерской документации.

Статья 29 Федерального закона №402, нормы которого касаются бухгалтерского учета, говорит о том, что подобные документы нужно хранить согласно архивному делу. Наименьший срок хранения должен составлять 5 лет после окончания отчетного периода (года).

Приказ Министерства культуры №558 также указывает на срок хранения больничных листов  в организации длительностью в 5 лет.

При этом наблюдается прямое влияние больничных на размер страховых взносов. Это делает их документами, которые подтверждают уплату страховки.

В этом случае пункт 6 части 2статьи 28 Федерального закона №212 говорит о том, что такие документы нужно хранить в организации не менее 6 лет.

Законодательство в области бухгалтерского учета

Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от № 34н) и Налоговом кодексе.

В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет. К ним относят:

  • первичные документы;
  • учетные регистры;
  • бухгалтерскую отчетность.

Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.

Действия, если срок хранения истек

Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?

Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения. Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.

По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.

Порядок уничтожения документов

Порядок утилизации листов нетрудоспособности с истекшими сроками хранения будет следующим:

  1. Архивный работник подготавливает папки, которые уже пересекли рубеж своего обязательного хранения.
  2. Создается комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации. Комиссия проверяет не только сроки хранения, чтобы убедиться, что они действительно истекли, но и содержимое папки, дабы не уничтожить бланки, которые еще могут понадобиться.
  3. Затем составляется акт, в который вносят сведения об уничтожаемых папках.
  4. Сам факт утилизации оформляется дополнительным документом и напрямую зависит от того каким именно образом данная процедура производится.

Акты об утилизации хранятся постоянно в отдельной папке. В акте указывается номер папки, ее содержимое, даты ее хранения и срок уничтожения. Как поступить с бумагами, которые исчерпали свой срок хранения, решается внутри организации. Например, их можно сдать на вторсырье для переработки или уничтожить через шредер. Если папки ушли на вторсырье, то к акту прикрепляется копия ТТН. Если утилизация произведена иным способом, то пишется дополнительный акт о способе уничтожения, времени и месте.

Учет больничных листов в организации

Листок нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по нетрудоспособности и одновременно основанием для возмещения части пособия из бюджета фонда социального страхования. Как известно, только три дня оплачиваются работодателем из своих собственных средств, остальное оплачивается за счет средств фонда. Но за эти деньги организация или предприниматель должны отчитаться.


В противном случае расходы на выплату пособия не будут компенсированы либо уже полученные денежные средства придется вернуть обратно в фонд. Особенно часто это случается при камеральной или выездной проверке фонда. Он проверяет наличие листков нетрудоспособности и при их отсутствии работодатель рискует своими денежными средствами. Другой такой же популярной причиной отказа в возмещении выплаченных денежных средств могут быть только ошибочно заполненные больничные листы.

Чтобы все листки нетрудоспособности были на месте необходимо правильно вести учет их поступления и грамотно организовать хранение больничных листов в организации или у индивидуального предпринимателя. В этом работодателю поможет журнал регистрации больничных листов.

Стоит обратить внимание, что сказанное, касается и тех регионов, которые участвуют в пилотном проекте Фонда соцстрахования. В четырнадцати регионах России ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по нетрудоспособности. Работодатели в этих выплатах не участвуют, за исключением соответственно оплаты первых трех дней нетрудоспособности. На работодателя только возлагается обязанность расчета суммы пособия. Но соответственно, так как больничные листы поступают, как и прежде, работодателю, то и хранение, и учет этих документов осуществляют работодатели.

Фото 2

Как долго хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. Такие документы должны храниться фирмой в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Однако есть и альтернативная точка зрения, по которой срок хранения больничного — 5 лет, исходя из того, что:

1. В п. 896 разд. 11.1 Перечня, введенного приказом Минкультуры России от № 558, содержится предписание о необходимости хранения больничного в течение 5 лет. Данный акт не является нормативным для большинства сфер правоотношений, но, исходя из принципа правовой аналогии, его положения применяются многими организациями.

2. Предписание хранить бухгалтерские документы, к которым относятся и больничные листки, в течение 5 лет содержится в п. 98 Положения по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от № 34н).

Однако положения НК РФ как федерального закона имеют более высокую юридическую силу — их и следует придерживаться.

Журнал учета больничных листов

Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет. А если нет такой обязанности, то законодатель не будет себя утруждать разработкой типовой формы. Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов. Руководствуются они при этом общими правилами целесообразности и спецификой работы организации (предпринимателя).


При составлении такого журнала рекомендуется использовать следующие реквизиты документа и графы для заполнения:

На титульном листе или первой странице журнала:

  • наименование организации или ФИО предпринимателя, некоторые основные реквизиты,
  • даты начала и окончания ведения журнала,
  • если ведется номенклатура дел, то индекс данного документа по номенклатуре дел.

Графы страниц журнала предназначаются для внесения следующей информации:

  1. Номер по порядку — порядковый номер больничного листа в журнале,
  2. Дата предоставления листка нетрудоспособности,
  3. Фамилия, инициалы работника,
  4. Должность, наименование структурного подразделения работника,
  5. Номер больничного листа,
  6. Наименование лечебного учреждения, которое выдало листок нетрудоспособности,
  7. Даты начала и окончания нетрудоспособности,
  8. Количество дней нетрудоспособности.

В организации или у предпринимателя, где учет и регистрация больничных листов доверена нескольким сотрудникам, рекомендуется добавлять графу «Подпись сотрудника, принявшего листок нетрудоспособности». Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника. Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.


Образец журнала учета больничных листов

Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный. Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян больничный лист.

Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице. На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. Подпись скрепляется печатью, при её наличии. В то же время если руководитель организации или предприниматель не видит в этом необходимости, то делать это не обязательно.

Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности. Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.

Журнал учета больничных листов — бланк

Фото 3

Зачем хранить листы не трудоспособности?

Руководство организации обязано обеспечить безопасного хранения больничного листа и создать условия для защиты документов от незаконных изменений после проведенных операций. Даже если предприятие подвергается реорганизации, в нем меняется руководство или происходят внутренняя перестройка, должна быть проведена передача архивных и бухгалтерских документов. Порядок передачи может быть оформлен согласно внутреннему распорядку организации.

Хранение больничных листов необходимо для того, чтобы в случае инспекции ФСС бухгалтерия могла предоставить листы нетрудоспособности за последние пять лет. Больничные листы относятся к документам, которые подлежат проверке при инспекции расходов по социальным выплатам.

Читайте по теме в электронном журнале

Зачем и как хранить больничные листы?

При проверке ФСС листки нетрудоспособности обязательно будут изучаться сотрудниками этой инспекции, так как эти документы подтверждают уплату взносов по социальному страхованию. После камеральной проверки ФСС принимает решение о возмещении размера пособий работодателям.

Если больничные листы будут отсутствовать, то и возмещение выплат проводиться не будет. Поэтому хранить эти документы крайне важно.

Больничные листы подшиваются в отдельно заведенную для этого папку, к которой прилагается журнал регистрации листков нетрудоспособности.

Что говорит законодательство в области налогов и сборов

Листки нетрудоспособности являются документами, которые используются при расчете страховых взносов, уплачиваемых компанией в Фонд социального страхования. С администрирование страховых взносов передано налоговым органам. Соответственно, правила их расчета теперь прописаны в Налоговом кодексе (глава 34).

При внесении новой главы в первую часть кодекса были внесены изменения, связанные с правилами начисления страховых взносов. Так, статья 23 НК РФ была дополнена пунктом 3.4. В пп. 6 п. 3.4 ст. 23 прописан период сохранности документов, необходимых для расчета взносов. Он составляет не менее шести лет.

Ранее аналогичный порядок хранения был установлен в Законе о страховых взносах № 212-ФЗ от (п. 6 ч. 2 ст. 28). Данный закон утратил силу с . Но его положения применимы к обязательствам, возникшим в 2019 году и ранее.

Срок хранения больничных листов

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения больничных листов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты. Срок хранения больничных листов

Приказ Минкультуры России от N 558
(ред. от )
«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
(Зарегистрировано в Минюсте России N 18380) 896


Распоряжение ОАО «РЖД» от N 1335р
«Об утверждении Инструкции по кадровому делопроизводству в ОАО «РЖД» и) вести текущий архив личных дел и оформлять документы по истечении установленных сроков хранения к сдаче в архив;

Документ доступен: с 20 до 24 ч. (выходные, праздники — 24 часа)

Статьи, комментарии, ответы на вопросы. Срок хранения больничных листов

Статья: Порядок и сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов
(Лахман Р. Крылова М.)
(«Российский налоговый курьер», 2015, N 21) Получается, если в разных нормативных правовых актах определены разные сроки хранения одного и того же документа, нужно руководствоваться тем актом, который предусматривает наибольший срок. В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения. Например, документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (расчеты по форме РСВ-1 ПФР, расчеты по форме 4 — ФСС, больничные листы, платежные поручения на перечисление страховых взносов нужно хранить в течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от N 212-ФЗ)).


Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Интервью: Интервью: вопросы по заполнению больничного
(«Зарплата», 2011, N 4) Листки нетрудоспособности должны храниться 75 лет, поскольку сведения, которые указаны на оборотной стороне больничного, могут помочь человеку в случае необходимости (если возникнет такая ситуация) подтвердить место работы, заработок и другую информацию. Поэтому в специально отведенных для этого строках и графах оборотной стороны листка нетрудоспособности следует указывать все необходимые сведения. В том числе и в таблицах «Сведения о заработной плате» и «Причитается пособие». Более подробный (полный) расчет пособия может быть сделан отдельно и прикреплен к данному листку.

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Судебная практика. Срок хранения больничных листов

Апелляционное определение Верховного Суда РФ от N АПЛ15-114
Об оставлении без изменения решения Верховного Суда РФ от N АКПИ14-1405, которым были признаны частично недействующими позиции 900, 904 раздела 11 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от N 558. В соответствии с позицией 904 раздела 11 Перечня документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, выплате по листкам нетрудоспособности, по социальному страхованию хранятся 5 лет.


Документ доступен: с 20 до 24 ч. (выходные, праздники — 24 часа)

Решение Верховного Суда РФ от N АКПИ14-1405
О признании частично недействующими позиций 900, 904 раздела 11 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от N 558. В соответствии с позицией 904 раздела 11 Перечня документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, выплате по листкам нетрудоспособности, по социальному страхованию хранятся 5 лет.

Документ доступен: с 20 до 24 ч. (выходные, праздники — 24 часа)

Формы документов. Срок хранения больничных листов

Форма: Акт об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек
(Приказ ФСС РФ N 18, Минздрава России N 29 от (ред. от )) Приложение N 4

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Форма: Должностная инструкция специалиста по кадрам структурного подразделения открытого акционерного общества «Российские железные дороги»
(Распоряжение ОАО «РЖД» от N 1335р) и) вести текущий архив личных дел и оформлять документы по истечении установленных сроков хранения к сдаче в архив;

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Как и где хранятся больничные листы?

Фото 5

Важным аспектом при инспекции является факт предоставления оригиналов больничных листов в неповрежденном состоянии, поэтому данный вид документов не рекомендуется подшивать и делать в них проколы. Лист нетрудоспособности должен храниться вместе с расчетным документом, оформленным на отдельном листке, данный факт указан в приказе Минздрава РФ №624н пункт 67.

На бланках больничных листов ни в коем случае нельзя делать никаких дополнительных пометок. В случае механического или фактического повреждения листа нетрудоспособности, инспекторы ФСС могут потребовать заменить его дубликатом. Для создания оптимальных условий хранения больничные листы и приложенные к ним расчетные документы лучше всего поместить в отдельную папку или плотный прозрачный файл.

Как проводится уничтожение больничного листа по истечению срока хранения?

Когда срок хранения больничного листа истек, он подлежит уничтожению. Данный аспект регулируется приказом Министерства культуры РФ №526 пункт 2.3. Такой тип документации нельзя просто уничтожить без создания учетного акта.


 Для уничтожения вышедших из срока хранения документов создается специальная комиссия из работников данной организации. Выборка документов для уничтожения производится всеми членами комиссии, что подтверждается актом. Форма акта представлена в приложении 21 к Правилам приказа №526. В акте обязательно указывается все реквизиты листа нетрудоспособности.

Сам процесс уничтожения может быть выбран комиссией – их можно сжигать или измельчить в шредере. При необходимости их можно отдать на утилизацию. Способ уничтожения также указывается в акте. 

Фото 5

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям

  • Больничный листок (фрагмент). Назначение больничного пособия исходя из МРОТ (бланк).doc
  • Больничный листок (фрагмент). Назначение пособия по беременности и родам (бланк).doc
  • Больничный листок (фрагмент). Заболел ребенок (бланк).doc

Доступно только подписчикам

  • Больничный листок (бланк).xls
  • Больничный листок (фрагмент). Назначение больничного пособия исходя из МРОТ (образец).doc
  • Больничный листок (фрагмент). Назначение пособия по беременности и родам (образец).doc

Обеспечение сохранности больничных листов

Организация должна обеспечивать сохранность как внутренней, так и внешней документации. Для этого на предприятиях организуются собственные архивные помещения. Только документация длительного хранения передается в государственные архивы на хранение, да и то по истечении нескольких лет.

Бумаги, которые хранятся 10 и менее лет, не передаются в районные архивы, а сберегаются на местах. Для этого временные архивы могут организовываться как в рабочих кабинетах, так и в отдельной комнате, имеющей специальное оборудование.

Начисление по больничным листам производит бухгалтерия, поэтому и первичная сохранность бланков возлагается на них. Как правило, отвечает за ведение начисления и дальнейшую подшивку бланков один работник, чаще всего бухгалтер-расчетчик.

Папка документации формируется в течение календарного года, а по его окончании сшивается и передается в архив организации. Ведение архивной документации также возлагается на одного человека, который осуществляет прием документации, занося ее в соответствующие журналы приемки и присваивая ей соответствующий номер. При необходимости папка с подшивкой может выдаваться кому-то из работников под личную подпись.

Сколько нужно хранить больничный лист?

Порядок хранения больничного листа определяется статьей 29 «Хранение документов бухгалтерского учета» Федерального закона №402, утвержденного 6 декабря 2011 года. Согласно этому нормативному акту, первичные учетные документы, к которым и относится лист нетрудоспособности, обязаны храниться в архиве организации (субъекта экономической деятельности).

В течение какого срока организация обязана хранить больничные листки

Все учетные документы, стандарты экономического субъекта и акты ведения бухгалтерского учета должны храниться не менее 5 лет после последних учетных операций, произведенных с ними. Аналогичная информация присутствует в приказе №558 Министерства культуры РФ от 25. 08. 2010 г. Исходя из представленной законодательной базы, срок хранения больничного листа – 5 лет.

Зачем нужно хранить больничные листы

Зачем нужно хранить больничные листы

Листки нетрудоспособности в обязательном порядке будут изучены при проверке ФСС. Ведь больничные листы являются документами, подтверждающими расходы по социальному страхованию. Причем, как считает ФСС, если проверяющим во время проверки не будут предоставлены именно подлинники больничных листов, то данный факт является достаточным основанием для отказа в зачете «больничных» расходов работодателя (Письмо ФСС от № 15-03-11/12-7761 ). Правда, такой отказ можно попытаться оспорить (Определение ВС РФ от № 309-КГ14-5016 ).

Больничный лист: сроки предоставления и регистрации

Как известно, литок нетрудоспособности выдается на руки застрахованному лицу — работнику. И, уже получив данный документ, работник предоставляет его работодателю. Как правило, в отдел кадров. Срок сдачи больничного листа работодателю, как таковой не установлен. Но законодательством дан срок в размере полугода со дня выздоровления, для того что бы работник мог обратиться к своему работодателю за получением пособия по нетрудоспособности. И уже после этого срока работнику придется обращаться непосредственно в территориальное отделение Фонда социального страхования, которое и будет принимать решение о выплате пособия.

Как только работник предоставил листок нетрудоспособности работодателю его необходимо зарегистрировать в журнале. Стоит заметить, что обязанность ведения такого журнала законодательно не предусмотрена. Но работать без него будет достаточно сложно. Поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые имеют хотя бы несколько человек работников, такие журналы заводятся. В дальнейшем обращаться к этому журналу придется и во время проверок фонда соцстрахования и при поиске затерявшихся листков нетрудоспособности.

Как только больничный лист попадает в отдел кадров, он должен быть зарегистрирован в журнале учета больничных листов.

Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Однако в России действует еще и приказ Минкультуры РФ «Об утверждении…» от № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4 и равен 5 годам. При этом пункт 11.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться С условиями обработки персональных данных согласен

Несмотря на кажущееся единодушие, п. 11.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета). Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

Хранение больничных листов в организации и у ИП

Фото 7

По общему правилу первичные документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, это относится, в том числе, и к документам об оплате листков нетрудоспособности. Но согласно федеральному закону «О страховых взносах» плательщики таких взносов должны обеспечивать на протяжении шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. Больничные листки, как раз, и подтверждают правильность исчисления и уплаты таковых взносов. Из чего можно сделать вывод о том, что работодатель должен обеспечивать хранение листков нетрудоспособности в течение шести лет. Течение этого срока исчисляется с момента окончания расчетного периода, в котором больничные листки поступили от работников.

Аналогично и с журналом учета листков временной нетрудоспособности. Несмотря на то этот документ не отнесен к обязательным, Перечень типовых управленческих документов содержит упоминание и об этом журнале. Срок хранения журнала, согласно Перечня, составляет пять лет. В то же время, разумно предположить, что журнал учета больничных листков не может храниться в организации или у предпринимателя менее срока хранения самих больничных листков. Поэтому целесообразно установить шестилетний срок хранения журнала учета.

Вопросы и ответы

Источники

Использованные источники информации.

  • https://uridicheskoelico.guru/rabota-s-kadrami/skolko-hranyatsya-bolnichnye-listy-v-organizatsii.html
  • https://nsovetnik.ru/bolnichnyj_list/skolko_let_hranyatsya_bolnichnye_listy_v_organizacii/
  • https://otkroybiznes.guru/rabota-s-kadrami/skolko-hranyatsya-bolnichnye-listy-v-organizatsii.html
  • https://www.kdelo.ru/art/383299-qqq-16-m9-srok-hraneniya-bolnichnogo-lista
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий